Retour vers le Halathon INSA 2019

Au printemps dernier, se tenait à l’INSA de Toulouse un premier HALathon, organisé par Bib’INSA avec le soutien de la Direction de la Recherche, l’événement était organisé en collaboration avec plusieurs établissements du Groupe INSA.
Retour sur l’organisation et les résultats de cet événement, très prenant mais riche en expériences! Les résultats sont disponibles sur le site de Bib’INSA.

Le Halathon toulousain a eu lieu entre le 13 mai et le 28 juin. Inspiré très largement de ce qui s’était fait quelques années auparavant à Paris Nanterre, il a mobilisé l’équipe Appui à la Recherche du SCD dès le mois de janvier. L’objectif était double : rappeler à la communauté notre présence et notre rôle de soutien et d’information pour tout ce qui touche à la Science Ouverte et booster le nombre de fichiers déposés sur le portail HAL INSA Toulouse. L’objectif de 75% de texte intégral présent sur notre portail, certes irréaliste, avait été fixé comme un challenge, autant pour nous que pour les chercheur·es, destiné à motiver et souder la communauté derrière un but ambitieux. 

La préparation

Le premier travail a consisté à réfléchir à nos besoins, aux indicateurs sur lesquels nous souhaitions avancer, à sonder les autres INSA pour mutualiser le plus de travail possible et à déterminer un calendrier. Afin de parvenir à notre objectif, nous avons décidé de travailler sur plusieurs points: 

• Mettre en place des supports de communication efficaces et communs aux différents INSA. Toulouse s’est chargée de la refonte graphique des divers portail et collections et de la création de plusieurs supports de communication, réutilisables hors Halathon : une sorte de “valise” Open Access comprenant Totebags, marques pages, clefs usb, dépliants aux nouvelles couleurs de HAL-INSA. 

• Sonder les laboratoires pour planifier le jour, le lieu et le créneau horaire de notre venue et déterminer ensemble l’avancée du laboratoire dans sa collection HAL. Ainsi, nous avons élaboré une stratégie pour être le plus visible et efficace possible : à cette fin, nous avons créé un fichier de reporting destiné à comptabiliser le nombre et l’évolution des dépôts de texte intégral sur le portail mais aussi à recenser les créations d’idHAL, les dépôts réalisés par les chercheurs ou la bibliothèque et l’impact des cafés dépôts. Très clairement, le fichier nous a fait apparaître, avant même de commencer les forces et les faiblesses de chaque entité (exemple : couverture idhal très forte, ratio texte intégral faible, identification des gros publiants, des gros déposants etc.). Il nous a été d’une grande aide avant de nous déplacer et pour mesurer l’impact de notre intervention.

Toujours dans cette optique, nous avons créé une bibliographie Zotero, base commune de travail pour toute l’équipe de la bibliothèque. Nous avons listé pour chaque laboratoire : les publications Open Access dont les PDF éditeurs pouvaient être déposés sur le portail ainsi que toutes les publications qui tombaient sous le joug de la Loi République Numérique. Afin de travailler sur une base la plus propre possible, nous avons en amont amorcé un travail de dédoublonnage et de nettoyage des collections en nous appuyant notamment sur OCDHal. Enfin, durant toute cette phase de préparation, nous avons communiqué régulièrement auprès des laboratoires pour leur rappeler l’événement et leur annoncer notre venue.

13 mai, Top départ !

Les indicateurs établis, le café et les petites douceurs achetées, les goodies reçus, c’est un peu fébriles que nous avons commencé ce HALathon. Les chercheur·es allaient-ils jouer le jeu ? Les cafés dépôts ont tous été très différents les uns des autres, mais l’accueil y fut toujours chaleureux. La fréquentation des cafés a fortement varié, allant de deux à une quinzaine de personnes (sur des créneaux variant de 1h30 à 3h), mais nous avons pu parfois passer dans des cafés calmes plus d’une heure avec une personne pour répondre à ses besoins spécifiques. Sur place, nous avons principalement informé les chercheur·es sur la Loi République Numérique et le plan S, crée ou nettoyé des idHALs, initié rapidement au dépôt. De chaque café dépôt ont émané diverses demandes: création de collections pour des projets, dépôt rétrospectif de publications, création de supports d’informations, etc. Souvent, des dépôts ont été observés à la suite des cafés dépôts, témoignant de la nécessité de se déplacer et d’expliquer les intérêts de l’accessibilité de la recherche pour obtenir l’adhésion des publiant·es. Ces cafés furent également l’occasion de travailler en étroite collaboration avec nos collègues présentes sur site (un merci particulier à Emilie Marchand au LAAS et Isabelle Labeau au CEMES pour leur accueil). 

Tout au long du HALathon, nous avons en interne formé nos collègues pour qu’ils nous accompagnent sur site et réalisent des dépôts. Notre travail a consisté à :

• Déposer tous les PDF éditeurs qu’il était autorisé de déposer (sur la période, 579 fichiers ont été déposés dont 334 par nos soins). 
• Contrôler et compléter les notices (accompagnées ou non de fichiers) qui étaient déposées sur le portail (ajouts de résumé, mots clefs et contrôle des affiliations principalement).
• Répondre aux demandes personnalisées des chercheur·es (rétrospectifs individuels et nettoyage des formes auteurs)
• Convaincre !

Les résultats obtenus (avec beaucoup de moyens humains)

Après un mois et demi assez intense, nous avons pris notre fichier de reporting soigneusement rempli, notre bibliographie zotero bien complétée (mise en place de marqueurs de suivi sur une biblio collaborative) et fait le point.
L’effort ne fut pas vain ! Tout d’abord car les laboratoires nous ont tous remerciés et mieux identifiés. Mais aussi car l’évènement a permis pour certains labos de progresser soit sur leur taux de couverture d’auteurs ayant un idHAL (le LMDC par exemple progresse de 19%) ou sur leur ratio Texte Intégral / Notice (au LISBP +13%).
Toutefois, un événement de cette ampleur n’aurait pas pu voir le jour sans soutien RH. Au-delà de l’aspect organisationnel et sans même évoquer le temps de présence dans les différents café-dépôts, la correction des notices, des formes auteur et des collections HAL, l’insertion de rétrospectifs et le dépôt des fichiers demande une grande force en ressources humaines sur un temps limité. À l’INSA de Toulouse nous étions 2 ETP sur toute la durée de l’évènement plus 5 collègues qui nous prêtaient main forte sur leurs moments de disponibilité. Nous les remercions à nouveau, Nathalie, Maelle, Marie-France, Emeline, Philippe et Laetitia qui ont participé activement à cet évènement.

Pour toute question ou information complémentaire vous pouvez nous joindre à l’adresse suivante: hal-insa@insa-toulouse.fr

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