L’institut Clément Ader (ICA) passe à HAL

http://institut-clement-ader.org/

L’institut Clément Ader (ICA) a été créé en 2009 par regroupement de plusieurs laboratoires de Midi-Pyrénées sous tutelle de IMT Mines Albi, INSA Toulouse, ISAE-SUPAERO et Université Paul Sabatier. Une 5ème tutelle (le CNRS) s’est rajoutée lorsque le laboratoire est devenu UMR CNRS 5312 en 2016.

Le laboratoire travaille dans le domaine des Matériaux, Procédés,
Structures et Systèmes Mécaniques, en particulier pour l’Aéronautique et l’Espace. Il est composé de 250 personnes environ (une centaine d’enseignants-chercheurs, une centaine de doctorants, une trentaine de personnels administratifs et techniques, une vingtaine d’ingénieurs ou post-docs en CDD).
Les personnels sont répartis sur 3 sites géographiques : Toulouse
(Montaudran Aerospace), Albi (IMT Mines Albi) et Tarbes (IUT de
Tarbes).

Depuis sa création en 2009, le laboratoire gérait ses publications via une base de données (BDD) interne développée en PHP/MySQL par un enseignant-chercheur bénévole du laboratoire. Cette BDD interne était interfacée avec le site web du laboratoire (page web de saisie des références bibliographiques, affichage des listes de publications, export des références bibliographiques en BibTex, PDF ou CSV). A ce jour cette BDD interne contient 2228 notices bibliographiques.

En 2018, l’Institut Clément Ader a décidé de basculer la gestion de ses publications vers HAL, via la création d’une collection HAL-ICA. J’ai accepté de piloter ce chantier pour le compte du laboratoire. En parallèle, un autre chantier a été lancé : la refonte du site web du laboratoire en utilisant des outils inspirés du nouveau Kit Web (WordPress) du CNRS, pleinement interfacé avec HAL pour la gestion des publications (plus de base de données interne locale).

Pour le chantier “passage à HAL”, l’ICA a décidé de s’appuyer sur ses établissements de tutelle (IMT Mines Albi, INSA Toulouse, ISAE-SUPAERO, Université Paul Sabatier) de manière à bénéficier de leur dynamique vers les Archives Ouvertes (initiée depuis déjà de nombreuses années) ainsi que de leur expertise en matière d’AO. Une réunion a eu lieu le 13 avril 2018 avec les responsables des services de documentation et les référents Archives Ouvertes des établissements de tutelles (9 participants). L’ICA a pu présenter son projet d’aller vers HAL et s’assurer que les tutelles étaient partantes pour aider le laboratoire dans sa démarche.  Plus que partantes, elles étaient enthousiastes. Tous les acteurs se sont mis d’accord sur un mode de fonctionnement.

La démarche vers HAL a été structurée en 4 étapes principales :

1. création de la collection HAL-ICA :

La collection HAL-ICA a été créée le 13 avril 2018 : https://hal.archives-ouvertes.fr/ICA

Cette collection sera co-administrée par les 4 établissements de tutelle et par moi-même, en tant que correspondant de l’ICA. J’ai suivi une formation “Administrer une collection HAL”, dispensée par l’URFIST de Toulouse, qui m’a été très utile pour avoir une vision globale de HAL et des principaux éléments liés à la gestion d’une collection.

2. alimentation initiale avec l’existant (depuis HAL, depuis OATAO,
depuis la BDD interne du laboratoire) :

Cette étape a commencé par un moissonnage automatique dans HAL qui a ramené 362 notices bibliographiques et 411 documents en texte intégral. Un poussage de OATAO dans HAL a permis de récupérer les publications faites par les chercheurs de l’ISAE-SUPAERO (qui a fait le choix de l’Archive Ouverte institutionnelle OATAO depuis de nombreuses années).
Nous sommes en train de finaliser la mise au point d’une moulinette
(via Bib2HAL) qui nous permettra d’importer dans HAL les notices
bibliographiques de notre BDD interne.
Il faudra ensuite faire du ménage dans HAL (compléter les métadonnées, supprimer des doublons, corriger les mauvaises affiliations, fusionner les formes d’auteur, etc.).

3. dépôt des textes intégraux pour compléter les notices
bibliographiques :

Pour cette étape, nous avons prévu de mettre en place des ateliers de formation “Déposer dans HAL” pour aider les chercheurs à faire leur 1er dépôt et pour les sensibiliser à certaines questions comme : qu’est-ce qui peut être déposé ?, droits de diffusion, SHERPA/RoMEO, loi pour une République Numérique, etc.

4. alimentation régulière par les auteurs :

Cette étape se fera suivant 2 modalités :
– Pour les auteurs ICA sous tutelle ISAE-SUPAERO : saisie des publications dans OATAO + push dans HAL (les chercheurs de l’ISAE-SUPAERO n’auront plus besoin de saisir 2 fois leurs publications – dans OATAO et dans la BDD interne du labo – comme c’était le cas auparavant)
– Pour les autres auteurs ICA : saisie des publications directement dans HAL (avec texte intégral)

En parallèle de toutes ces actions, nous avons mis en place une
campagne d’incitation à créer son IdHAL. Le 21 avril, 9 chercheurs
permanents sur 100 avaient un IdHAL. Le 14 juin, ils étaient 97.

Éléments de calendrier :

D’ici l’été :
– mise en service du nouveau site web qui exploite exclusivement HAL
– arrêt de la saisie dans la BDD interne et saisie directe dans HAL

A partir de septembre :
– recrutement d’un(e) stagiaire documentaliste pour nous aider à faire du ménage dans HAL (compléter les métadonnées, supprimer des doublons, corriger les mauvaises affiliations, fusionner les formes d’auteur, etc.).
– ateliers de formation des chercheurs

L’objectif est que pour notre prochaine évaluation HCERES en 2019, qui portera sur la période 2014-2019, toutes les listes de publications soient extraites de HAL.

Contact : jean-jose.orteu@imt-mines-albi.fr